Quản lý Đơn đặt hàng PO (Purchare Order)

PO & SO

- Module Quản lý đơn đặt hàng ứng dụng cho cả doanh nghiệp thương mại và các doanh nghiệp sản xuất, phục vụ cho bộ phận mua bán hàng hóa, sản phẩm (thường là phòng kinh doanh).

- Module Quản lý đơn hàng giúp các nhân viên soạn đơn hàng, theo dõi tiến độ thực hiện các đơn mua và bán hàng hóa, sản phẩm, lên kế hoạch thực hiện việc đóng gói và giao hàng theo yêu cầu của đơn hàng, sau khi tác nghiệp chuyển số liệu đã bán hàng sang bộ phận kế toán... - Module quản lý đơn hàng bao gồm hai submodule là Đơn đặt hàng người mua (Sales Order) và Đơn đặt hàng nhà cung cấp (Purchase Order)

- Sub-module Đơn đặt hàng nhà cung cấp sử dụng cho các doanh nghiệp thương mại, sản xuất. Các đơn đặt mua hàng hóa được tạo ra căn cứ theo dữ liệu các đơn đặt hàng từ khách hàng và trạng thái tồn kho hàng hóa.

- Các đơn đặt mua hàng hóa được cập nhật vào hệ thống, bao gồm: Ngày, Số PO, Số PR, Nhà cung cấp, Tên hàng, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Ngoại tệ, Tỷ giá, Đơn vị tiền tệ, Tiền thuế, Ngày dự kiến giao hàng, Điều kiện thanh toán, Phương thức giao hàng.

- Sau khi đơn hàng được khởi tạo, đơn hàng tự động chuyển qua cho người có chức năng duyệt đơn hàng, sau khi đơn hàng được phê duyệt, có thể in ra các phiếu đặt hàng để gửi cho nhà cung cấp và đặt hàng.

- Khi hàng về, bạn thực hiện việc nhận hàng theo nguyên đơn hàng hoặc theo từng phần đơn hàng.

- Khi tác nghiệp nhận hàng trên phần mềm, số liệu sẽ tự động được chuyển sang module kế toán dưới dạng Phiếu nhập hàng.

- Các số liệu về thuế nhập khẩu, thuế GTGT, các chi phí phát sinh đã được khai báo cho đơn hàng hoặc cho hàng hoá sẽ tự động được chuyển sang module kế toán theo các hạch toán được đặt mặc định sẵn.

- Tại bất cứ thời điểm nào, bạn có thể xem được danh mục hàng đã đặt nhưng chưa nhận về để biết được tiến độ nhận hàng cũng như có những biện pháp thúc đẩy khi đơn hàng bị chậm trễ.

- Trong quá trình quản lý đơn hàng PO, chương trình luôn cung cấp thông tin về trạng thái các đơn mua hàng đã cập nhật, các đơn hàng đã được duyệt, các đơn hàng đã được chuyển sang kế toán.

- Cùng với sub-module Đơn hàng SO. Sub-module Đơn đặt hàng PO chuyển tất cả số liệu cần thiết sang module kế toán để các nhân viên kế toán tiếp tục theo dõi công nợ nhà cung cấp và sub-module quản lý kho trong module kế toán có đầy đủ số liệu theo dõi nhập, xuất, tồn kho hàng hoá, phục vụ khai thác thông tin tồn kho hàng hoá kịp thời.

- Quản lý theo quy trình phê duyệt/ xác nhận: nhân viên lập phiếu PO → quản lý duyệt → Hàng về nhập kho.

- Quản lý chính xác nhân viên lập đơn hàng.

- Quản lý chính xác nhân viên duyệt đơn hàng (lý do duyệt đơn hàng)

- Dễ dàng chuyển thành Phiếu nhập kho

Quy trình nghiệp vụ phần mềm quản lý đơn đặt hàng chuyên nghiệp

1. Từ các yêu cầu mua hàng của các bộ phận.

2. Lập thành phiếu: Phiếu đề nghị mua vật tư

3. Duyệt phiếu đề nghị

4. Chuyển thành đơn đặt hàng mua.

5. Gửi nhà cung cấp

6. Theo dõi trạng thái đơn hàng

7. Nhập kho hàng.

8. Thanh toán đơn hàng, chuyển trạng thái hoàn tất.

Báo cáo đơn hàng Nhà cung cấp

- Bảng kê đơn đặt hàng PO

- Báo cáo tình trạng đơn hàng (số lượng đã đặt, số lượng hủy, số lượng duyệt, số lượng chờ nhập)

- Báo cáo tình trạng đơn hàng tổng quát (số lượng duyệt, số lượng chờ nhập, số lượng đã nhập, số lượng còn nhập tiếp)