Ngày 14/03/2011 bộ tài chính đã ban hành thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành cũng như sử dụng hóa đơn bán hàng, cung cấp hàng hóa. EFFECT cũng đã cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử dành cho các doanh nghiệp, đây là dịch vụ giúp mang lại rất nhiều lợi ích cho khách hàng cũng như cơ quan quản lý thuế nhà nước.
Trước khi tìm hiểu hóa đơn điện tử là gì thì chúng ta phải hiểu được khái niệm về Hóa đơn?
- Hóa đơn là một loại giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và giá tiền cụ thể, được liệt kê trong đó. Hóa đơn do đơn vị bán phát hành. Sau khi bên mua thanh toán tiền, sẽ được bên bán cung cấp cho bên mua hóa đơn, và xác nhận vào hóa đơn bằng các phương pháp như đóng dấu xác nhận đã thanh toán hoặc đã sử dụng dịch vụ. Như vậy, chức năng của hóa đơn giống như một biên lai đã nộp tiền hay đã hưởng dịch vụ.
- Quy trình để cấp hóa đơn là khi khách hàng mua hàng, sẽ được bên bán viết cho bên mua, và bên bán chịu sự quản lý của cơ quan quản lý nhà nước. Với những việc viết hóa đơn thế này sẽ có những hạn chế nhất định như viết xử lý hóa đơn viết sai, thất lạc hóa đơn,... Chính vì vậy mà một loại hóa đơn mới ra đời với nhiều ưu điểm vượt trội như chính xác, khách hàng dễ dàng có thể truy cập kiểm tra hay in hóa đơn của mình ra và tính bảo mật rất cao vì được một bên thứ ba phát hành như VNPT, Viettel hay BKAV - đây là những doanh nghiệp lớn, hàng đầu về lĩnh vực hóa đơn điện tử tại Việt Nam.
- Ngày 14/03/2011 bộ tài chính đã ban hành thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành cũng như sử dụng hóa đơn bán hàng, cung cấp hàng hóa. EFFECT cũng đã cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử dành cho các doanh nghiệp, đây là dịch vụ giúp mang lại rất nhiều lợi ích cho khách hàng cũng như cơ quan quản lý thuế nhà nước.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ góp phần giảm thiểu các thủ tục giấy tờ giữa bên mua và bên bán, giúp thuận tiện trong quá trình giao dịch, đồng thời đáp ứng được yêu cầu cải cách thủ tục hành chính trong công tác quản lý của nhà nước.Vậy hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là các thông điệp điện tử về dữ liệu bán hàng, cung cấp dịch vụ, được bên bán tạo lập và quản lý bằng các phương tiện lưu trữ số hóa. Hóa đơn này được tạo lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức được cấp các mã số thuế khi bán hàng, dịch vụ, và được lưu trữ trên các máy tính theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Điều kiện để doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử.
- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện các giao dịch với cơ quan thuế. Ví dụ như kê khai thuế qua mạng hay nộp thuế điện tử, hoặc doanh nghiệp có sử dụng giao dịch điện tử trong ngân hàng (sử dụng dịch vụ Internet Banking để nộp thuế, hay những giao dịch khác).
- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
- Có hệ thống hạ tầng mạng internet cũng như hệ thống máy tính đảm bảo khai thác, cũng như kiểm soát, xử lý và lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định.- Có đội ngũ sử dụng, vận hành hệ thống hóa đơn điện tử, đủ trình độ để khởi tạo, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
- Lựa chọn các đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín, phù hợp với quy định của bộ tài chính.
Tại sao lại lựa chọn phân hệ tích hợp hóa đơn điện tử của EFFECT?
Phân hệ hóa đơn điện tử của EFFECT đáp ứng được đẩy đủ các nghiệp vụ về phát hành, truyền tải, lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của cục thuế cũng như của nhà nước.
Phân hệ hóa đơn điện tử được tích hợp trực tiếp với phần mềm kế toán của EFFECT như EFFECT EFFE hay các phiên bản phần mềm khác. Cụ thể khách hàng có thể lập chứng từ bán hàng hay ghi nhận doanh thu trên phần mềm kế toán, các trường dữ liệu này sẽ được đẩy lên cổng hóa đơn điện tử. Điều này giúp cho quá trình phát hành hóa đơn trở nên thuận tiện. Người mua hàng nhận hóa đơn bằng cách đăng nhập vào hệ thống và tự in hóa đơn một cách dễ dàng, nhanh chóng.